「2026 글로벌 MICE 전시회 서울 홍보관 제작 및 운영 용역」

과  업  내  용  서

2026. 1.

Ⅰ		과업개요

1. 과업목적: 서울마이스얼라이언스(SMA) 공동 해외 MICE 전시회 서울 홍보관 운영을 통해 신규 MICE 행사를 발굴·유치하고, 글로벌 최적의 MICE 개최지로서 서울의 위상을 제고

서울마이스얼라이언스(SMA): 서울시와 서울관광재단이 서울의 MICE산업 육성을 위해 2010년 설립한 MICE 민관협력체로,  현재 컨벤션센터, 호텔, PCO, 여행사 등 MICE 업계 10개 분야 약 300개사가 가입되어 있으며, 해외 MICE 전문 전시회 공동 참가, 국제기구 서울 현장 답사 지원, 미디어 초청 팸투어 공동 진행 등 MICE 유치를 위한 협력 사업을 전개

2. 과 업 명: 2026 글로벌 MICE 전시회 서울 홍보관 제작 및 운영 용역

3. 과업기간: 계약일 ~ 2026. 11. 30.

4. 과업범위: 서울 홍보관 기획, 제작 및 운영(3회)

홍보관 규모: 최종 홍보관 규모의 경우, 주최측 협의 결과에 따라 일부 변경될 수 있음
참가사 규모: 최종 참가사 규모의 경우, 참가사 모집 결과에 따라 일부 변경될 수 있음

가. 구미주권 MICE 전시회 개요(2회)

행 사 명	IMEX Frankfurt	IMEX America
행사기간	5/19~5/21	10/13~10/15
행사장소	독일, 프랑크푸르트	미국, 라스베이거스
행사규모	13,300명	17,600명
홈페이지	https://imex-frankfurt.com/	https://www.imexamerica.com/
홍보관 규모	96.75sqm	1,100sqft
참가사 규모	13개사	11개사
	서울관광재단(1) + SMA(12)	서울관광재단(1) + SMA(10)

나. 아태지역 MICE 전시회 개요(1회)

행 사 명	ITB Asia
행사기간	10/21~10/23
행사장소	싱가포르
행사규모	18,000명
홈페이지	https://www.itb-asia.com/
홍보관 규모	81sqm
참가사 규모	10개사
	서울관광재단(1) + SMA(9)

5. 세부 과업내용

가. 서울 홍보관 기획 및 디자인

1) B2B MICE 전문 전시회 성격에 부합하면서도 서울의 브랜드

아이덴티티를 효과적으로 전달할 수 있는 창의적이고 차별화된

기획 및 디자인

2) 서울 슬로건(SEOUL MY SOUL)을 시각 요소(조형물, 그래픽 등)에 전략적으로 활용하여 서울 이미지를 직관적으로 인지할 수 있는 디자인

3) 행사장 배치도를 참고(붙임1)하여 조형물(리깅특화), 색상, 조명

등을 활용함으로써 타 부스와 시각적으로 차별화되고 한 눈에 인지 가능한

서울 홍보관 조성

4) B2B 전시회 특성을 고려하여 바이어 네트워킹, 상담회, 설명회 운영을

중심으로 ▲미팅 공간 ▲상담 테이블 ▲프리젠테이션 존 등 기능별 공간을

고려한 내부 공간 구성 및 참가사․방문객 동선 최적화

5) 서울 MICE 인프라(센터, 호텔, 지원제도, 관광자원 등)를 효과적으로

홍보할 수 있도록 대형 LED를 활용한 영상․사진 콘텐츠 기획 및 노출

6) 서울관광재단 글로벌 파트너사 로고와 서울의 위상(UIA 세계 2위, ICCA

세계 6위 등)을 디자인 콘셉트에 부합하도록 적정 위치와 크기로 노출

7) 주최사의 전시 부스 제작 매뉴얼에 근거하여 디자인 기획

8) 국내외 유사 전시․홍보관 사례 조사를 통한 벤치마킹 분석 및 차별화

전략을 제안서에 포함하여 도출

나. 서울 홍보관 현장 제작, 시공 및 철거

1) 지속가능성(일회용품 최소화, 부스 구조물 재활용 등) 고려

Sustainability at IMEX 참고: https://www.imexexhibitions.com/sustainability-at-imex

2) 약자 친화적 환경 조성(보도 평탄성, 보행장애물 확인 등) 고려

3) 배전, 배수 등 기타 필요 기자재 구비

다. 서울 홍보관 주요 기능별 세부 공간 구성 및 운영

주요 기능	공간 구성
서울 상담회	- 참가사 로고 및 홍보물 노출 - 참가사 테이블, 서랍(시건장치 포함) 및 의자 세팅 - 테이블별 전력 및 무선 인터넷 구축
서울 설명회	- 가구(포디움, 의자 등) 배치 - 설명회 운영 시스템 구축(노트북, LED 등 A/V 장비 포함) - 상담회와 설명회가 동시에 운영되는 점 고려 상담회에 방해되지 않도록 음향시스템 구축
서울 라운지	참가사 대상 추가 상담 및 이벤트 운영을 위한 공간 조성 및 가구 배치 공간 활용의 유연성 확보를 위한 가구로 구성 대형 LED 활용 서울관광재단 및 SMA 공동 참가사 홍보 영상 상영 홍보관 내 커피머신 구비 및 바이어·셀러 대상 카페테리아 운영
안내 데스크	- 컨시어지 데스크 운영(상담 테이블 및 이벤트 운영 안내 등) - 서울관광재단, SMA 공동 참가사 및 지자체 홍보물 배포 주최측 앱 및 스캐너 등을 활용한 방문 통계 관리 및 설문 조사(이벤트 연계)
이벤트 운영	- 체험 이벤트 참가자 모객, 운영 및 만족도 조사 실시 - 이벤트 안내 배너 등 제작, 운영 인력(한복 또는 지정의상 착용) 제공 서울 라운지 및 안내 데스크 등 내부 공간 활용한 이벤트 운영 - 이벤트 운영 시 셀러-바이어간 네트워킹을 극대화할 수 있는 콘텐츠 구성 - 참관객 대상 기념품·경품 제작 시 서울 브랜드 노출 극대화
창고 등 기타	노트북, 인터넷, 프린터, 문구류 등을 포함한 사무국 운영 - 홍보물 및 기념품 등 물품 보관용 창고 구비(시건장치 포함) - 냉장고, 정수기, 휴지통, 다과, 음료수, 냅킨, 물티슈 등 소모품 일체 구비

라. 한류 콘텐츠 및 서울 브랜드 활용 참여형 이벤트 기획 및 운영

1) 서울을 경험할 수 있는 맞춤형 온·오프라인 이벤트를 운영 시간

및 동선을 고려하여 3개 이상 자유롭게 제안하되, 이 중 1건

이상은 대외 홍보가 가능한 서울 대표 특별이벤트로 반드시 포함

2) 서울의 브랜드 경험(BX)을 제고할 수 있는 이벤트 콘텐츠 제안

마. 프로젝트 매니저 포함 2명(제안사) 이상 현장 상주,
현지 보조 인력 3명 이상 섭외, 교육 및 관리

1) 부스 제작, 시공, 철거 및 안전 등 현장 운영 관리 감독

2) 영어 및 현지 언어 가능자 섭외, 교육 및 배치 등 인력 관리

3) B2B 행사에 맞춰 차별화된 서울 이미지를 표현할 수 있는 의상 착용

바. 행사장 방역 및 안전 대책 마련

1) 전체 행사 비상 대비 계획 및 매뉴얼 수립

2) 행사장 내 방역용품 비치 및 배포, 방역 관리 담당자 배치

3) 안전을 최우선시하며 피해보상이 가능한 행사 및 인력 보험 가입

사. 기념품 제작 및 행사물품 국내외 운송, 보관 및 관리

1) 전시회 주요 바이어 대상 배포용 VIP 기념품 제작․구매

(개당 5만원 이내로 하되 전체 예산은 1.5천만원으로 함)

아. 공동 참가사 굿즈 제작 및 배포, 이동 수단 마련

1) 홍보관 소속감 고취를 위한 참가사 공동 착용 굿즈 제작

2) 공동 참가사 현지 간담회 등 이동 수단 마련 및 장소 섭외

자. 서울 홍보관 시공 및 철거, 현장 운영(상담회, 설명회, 이벤트, 현장 OT 및 간담회 등) 등 행사 전반 사진 촬영

차. 사회적 약자 지원 및 지역경제 활성화 실현을 위해 과업 수행에 필요한 물품은 희망구매처, 녹색구매처를 우선 활용

6. 과업 추진체계

가. 전담조직 구성 및 운영

1) 적정한 인력구성을 통한 본 프로젝트 전담조직을 구성하되, 과업 진행을 위한 인력 배치 및 업무 배분은 발주기관과 사전 공유하고, 과업 완수 전 인력 구성 변경 시 발주기관과 반드시 협의 필요

나. 지속적인 보고 및 업무협의 진행

1) 계약상대자 및 총괄담당자는 철저하게 착수보고, 중간보고, 실무회의 등을 통하여 수시로 추진계획 및 현황, 결과를 공유하고 업무협의 진행

다. 중대재해 발생에 대비하여 안전관리비 반영

1) 과업내역상 재해·안전사고 발생 가능성이 있다고 판단되는 사항 일체에 대해 산업안전보건법 및 공연법 안전관리비 계상기준 준용한 규정된 요율 참조하여 반영 (재단 매뉴얼에 따라 사후 실비정산)

Ⅱ		과업수행 일반지침

1. 일반사항

가. 과업 내용 해석상 이견이 발생한 경우, 발주기관과 계약상대자가 협의하여 결정한다.

나. 계약내용의 변경으로 계약금액을 조정하여야 할 필요가 있는 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 계약금액을 조정할 수 있다.

다. 과업내용서에 명기되지 않았지만 과업을 수행하는 도중 추가적으로 시행해야 하는 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있다.

라. 본 과업완료 후에도 경미한 추가작업이 필요한 경우 발주기관은 계약상대자와 비용부담 등에 대해 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

마. 정당한 이유 없이 계약상대자가 계약조건 및 지시사항 등을 성실히 이행하지 않을 경우에는 계약을 해지할 수 있다.

바. 사업 추진에 있어 계약서와 제안서, 제안요청서, 과업내용서에 포함되지 않는 일반적인 사항은 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

사. 본 용역의 수행 중 계획내용의 추가 수정, 변경 검토 등의 검토사항에 대하여 발주기관의 요구사항이 있을 시 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

아. 본 사업 과정에서 발생하는 안전사고에 대하여 행정적, 기술적 제반 비용과 후속처리는 안전사고 발생에 대한 책임당사자가 부담하며, 상호 책임이 없는 불가항력 등 사유에 기한 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

2. 안전 및 보안대책

가. 본 계약과 관련하여 계약상대자가 제공한 모든 용역의 결과물, 서비스 및 미디어 자료 일체와 관련된 저작재산권은 발주기관과 계약상대자가 공동으로 소유하며, 별도의 정함이 없으면 그 지분은 균등한 것으로 하며, 결과물에 대한 저작권 전부를 제3자에게 귀속시킬 수 없다.

나. 계약상대자가 제공한 모든 용역의 결과물 및 서비스를 가공·변형하는 등 2차적 저작물을 작성할 권리는 발주기관과 협의하여 정할 수 있다.

다. 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않는 목적으로 사용할 수 없으며, 사전승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다.

라. 계약상대자는 발주기관의 서면동의 없이 본 계약상의 권리 혹은 의무를 제3자에게 양도, 이전할 수 없다.

마. 계약상대자는 본인의 업무결과물이 모방하거나 도용한 것이 아니며, 제3자의 저작권 등의 지적재산권 및 초상권을 침해하지 않았음을 보증한다.

바. 기타 보안과 관련되는 사항은 발주기관의 별도 지침을 따라야 한다.

3. 사업주·경영책임자의 안전 및 보건 확보 의무사항(중대재해처벌법 제4조)

가. 재해예방에 필요한 인력, 예산, 점검 등 안전보건 관리체계를 구축하고 이행해야 한다.

나. 재해 발생 시 재발방지 대책을 수립하고 이행해야 한다.

다. 발주기관(중앙행정기관, 지자체 포함)이 관계 법령에 따라 개선, 시정 등을 명한 사항은 이행해야 한다.

라. 안전·보건 관계 법령에 따른 의무이행에 필요한 관리상의 조치를 취해야 한다.

Ⅲ		과업의 보고 및 성과품 제출

1. 과업의 보고

가. 착수보고: 계약일로부터 15일 이내

1) 과업수행 조직 및 인력 운영계획

2) 세부 추진일정 및 예산투입 계획

3) 과업 수행계획

4) 과업 성과물 제출계획

나. 수시보고: 주간 추진현황 및 실적, 차주 계획, 문제점 및 협의사항 등

다. 결과보고: 행사 종료 후 20일 이내

2. 성과품 제출

가. 제출시기 : 과업 종료 시

나. 성과품 및 정산내역서 제출

1) 전체 과업 종료 후 최종 결과보고 및 정산내역서 제출(인쇄본 및 PDF파일)

- 사업 실행 최종 성과분석(운영 결과, 각종 홍보 실적, 설문조사 분석 등)

2) 서울 홍보관 디자인 원본 (ai 등 디자인 편집이 가능한 파일 형태)

3) 서울 홍보관 상담회, 설명회, 이벤트 등 행사 사진 파일 일체

4) 서울 홍보관 관련 그래픽(디자인) 소스 일체

5) 기타 행사 기획 및 운영 시 제작된 문서/자료 최종본 일체

※ 성과물의 제출시기 및 범위, 제출 방법 등은 추후 협의 및 조정 가능

※ 정산내역서 외 증빙서류는 발주기관에서 별도 요청 시에만 제출

<붙임1-1> 2026 IMEX Frankfurt Floor Plan

<붙임1-2> 2025 IMEX America Floor Plan (’26년 계획은 현재 기준 미정이나, 유사할 예정)

<붙임1-3> 2025 ITB Asia Floor Plan (’26년 계획은 현재 기준 미정이나, 유사할 예정)